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会社の「経費」とは?主要「勘定科目」と経理業務の解決法は?

「こんなギモンがある方に」

悩んでいるイメージ

  • 会社の「経費」ってなに?
  • 経費ってお金返ってくんの…?
  • カンタンな管理方法ってある…?

【結論】経費は経営。仕組み化で乗り切る。

会社の経理を考える経営者

会社経営において最も大事な数字のひとつ「経費」。

サラリーマン時代は「使う側」だったのであまりわからないけど「経営側」になると立場は真逆。

会社を直に揺るがす「経費」を知って「仕組み」をつくり、倒産しない会社運営を目指そうね。

おしえてくん
「経費」って言葉よく聞くよな…
おしえるちゃん

その経費が何者か、

知っておこうね。

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経費とは?

お金のイラスト「経費」とは「会社の運営に使ったお金」のこと。

例えば、社宅を借りたとかオフィス機器を一新したとか。

お付き合いある会社の人とゴルフに行ったとか、税金を収めるとか。

そして社員やアルバイトの給料も、経費。

実はとっても幅広いのが「経費」なんだよ。

おしえてくん

少額のものだけが経費じゃないんだね…。

おしえるちゃん

サラリーマン時代は少額の経費しか考えないよね。

けど、会社全体で見た場合はとってもこの経費の範囲は広いのよ。

決算と経費の密接な関係

決算書を見て驚く社長

もし経費をちゃんと付けていないと、

  • 会社の利益がいくらかわからない(不透明経営)
  • 多く法人税を払うことになる(利益の減少

という、いわば倒産へ足を突っ込むことに直結してしまう…。

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会社は決算書で経営状態を可視化する義務がある

書類のイメージ

会社は1年間の成績を算出する「決算」を1年に1回必ず行い、その成績を元に収める「法人税」が決まるんだ。

決算書を出すことで経営状態を可視化し、納税以外にも銀行や株主、投資家への情報開示する義務が出てくるよ。

その決算の内訳となる「1ヶ月分ごとの経営状態」が「毎月の売上や経費の状態」ってわけ。

「毎月、経費(損金)がいくらかかっているのか?」「売上はいくらか?」を把握することは経営の根幹中の根幹。

経費の扱いが適当だと、もはやそれは経営でもなんでもない。

でも「モノづくりは大好きだけどお金や算数は苦手!」なクリエイター社長だと、一瞬で経営(経費管理)が適当、そして倒産になるので気をつけて…。

関連記事:なぜ倒産する?黒字倒産の会社経営に潜む「5つの危険現象」とは?

おしえてくん

知らんかった…

経費って、交通費とか飲み会の費用や出張費ウェーイの話じゃないのか…

おしえるちゃん

経営視点だと、全ての経費が「怖い」存在よ。

じゃあちょっと経費=勘定科目を見てみようね。

領収書のイラスト

会社の経費をきちんと管理し、また万が一税務調査が入ることがあってもちゃんと説明できるように「領収書」「レシート」は必ず保管しておこう。領収書やレシートには下記の項目が書いているのがルールだから、足りない場合はちゃんと書いていこう。


  • 購入の「年月日」
  • 購入者の「氏名」
  • 購入した「金額」
  • 購入した「品物の名前」

※「経費の証拠として領収書は有効でレシートは有効じゃない」というのは間違い。レシートも証拠の効能があるから大事にとっておいてね。

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経費は経理上「勘定科目」ごとに振り分ける

電卓のイラスト

会社を経営する際、経費は年度末の決算に備え「毎月」記録に残しておくんだ。

その経費は「勘定科目(かんじょうかもく)」という細かいジャンルに振り分けておく。

こうすることで、会社のために使われたお金が「いつ・いくら・なんのために」使ったかがわかる。

経費をつけておくことで、1年に1回の会社の「損益決算書(経営の成績表)」「貸借対照表(財政のまとめ書)」という決算書を作ることができるんだよ。

会社の「経費=勘定科目」ってどんなのがあるの?

色で区分けされたファイル

経費は会社の経理上「勘定科目」というものに仕訳(しわけ)されるよ。

個人事業主でも経費・勘定科目があるけれど、会社はさらに細かく分かれているイメージ。

では、会社の経費を振り分けるジャンル「勘定科目」で代表的なものを見てみよう。

勘定科目内容

給与賃金

従業員にかける費用。給与・退職金/ユニフォーム/食事等

外注工賃

外部業者への委託にかかる費用。制作委託/インフラ整備等

減価償却費

高額商品を経費で計上する場合。パソコン/スマートフォン/カメラ/OA機器(コピー機等)

貸倒引当金

現金回収が不可能な場合に備えて計上した費用売掛金/受取手形等

地代家賃

事務所の家賃。仕事場の駐車料金。会社・店舗の賃料や駐車場代/社宅等

租税公課

税金・公共料金。法人事業税・所得税・事業所税・地価税等

損害保険料

事業のためにかけた保険料。会社の地震保険・火災保険/営業用の自動車保険等

水道光熱費

事業の運営にかかる水道光熱費。水道・ガス・電気代・灯油代等

通信費

事業運営に必要な通信の費用。Wi-Fi・スマートフォン契約・はがき・切手・FAX等

修繕費

事業運営にかかった修繕の費用。パソコンの修理/事務所の改修/社用車の修理

教育研修費

事業上必要な教育・研修の費用。社員研修/資格取得費用/セミナー参加費等

研究開発費

事業上必要な研究や調査にかかる費用。新技術の開発・探究/マーケティング調査等

新聞図書費

新聞や経済誌など自社ビジネスに関わる書籍新聞/本・電子書籍/雑誌/資料データベース等

福利厚生費

従業員満足度向上のためのサポート費用。提携施設の利用/慰安旅行/報奨金等

打合会議費

社内外の打合せの費用。交際費とは区分。会議時のお茶代・取引先との打合せでのお菓子代等

接待交際費

仕事上の付き合い・打合せに関わる費用。飲食代・贈答品等(上限あり)

広告宣伝費

事業の宣伝にかかる費用。 ネット広告/紙媒体広告/看板等

荷造運賃

ビジネスの荷造りに関わる送料。梱包商材(ダンボール/テープ/緩衝材等)

旅費交通費

仕事での移動費・宿泊費。新幹線代金/飛行機代金/ホテル代等

リース費

リース契約で発生する費用OA機器等

消耗品費

「10万円未満の商品」または「使用可能期間が1年未満」文房具・ガソリン等繰り返し使用するもの/家電

雑費

どの勘定科目に当てはまらなかったもの。ただし、雑費になんでも入れ込むと税務上指摘されるので注意。引っ越し代・クリーニング代等
ここまで膨大な科目を、法人クレジットカードとの連携で管理をシンプルにしてくれるのが「会計ソフト freee」だよ。膨大な経理業務をバックオフィスのオンライン化で業務を圧縮できるんだ。
おしえてくん
勘定科目とか言うの、めっちゃある…
おしえるちゃん

「会社」ともなると動くお金もちがうからね。

だからこそ税理士さんの存在や、

オンライン会計ソフトがあるってわけね。

スタートアップで経費を仕組み化する「4ステップ」

システムのイメージ

これまで見てきた「会社の経費」。

これらが毎月、社長の分のみならず、社員やアルバイトや外注さんからも膨大な「経費精算」が上がってくるのが会社。

最初忙しくないスタートアップでも、仕組み化をしておかないと、決算時にかかった経費がわからず、多額の法人税が発生してまうなんてことも。

特に起業時は個別に経理の人が雇えないなんてことは普通なので、なるべくお金の流れを簡素化しておこう。

おしえてくん
それはやっておきたいな…
おしえるちゃん

その必勝法は「4ステップ」ね。

ちょっとみていこう〜

【ステップ①】税理士を見つける

税理士に相談する起業家

まずは右腕となる税理士を見つけよう。

おすすめは創業13年、全国区のサービスで完全無料で税理士が探せる「税理士ドットコム」。

公式サイト:税理士ドットコム

起業時からちゃんと「お金のプロ」と組んでおく。これが財務を悪化させず倒産を避けるまず第一手。

【ステップ②】法人カードをつくる

クレジットカード

そして、起業家でもつくれる「大手の法人カード」を手配するよ。
法人カードは社長はもちろん、社員にも持たせる。社員の分は安くつくれるから安心。
こうして、お金の流れを明確に一本化し「誰が・いつ・何に・なぜ」使ったかわかる仕組みを作っておこう。

起業時の法人カードは、大手の「三井住友ビジネスカード for Owners」一択。リーズナブルながら、特典も充実で納得の内容だよ。

公式サイト:三井住友ビジネスカード for Owners(クラシック)

スタッフからの「経費精算いいですか?」「立て替えたので…」というような現金の煩雑なやりとりはしないようにね。

おしえるちゃん
関連記事でも詳しく説明してるよ〜

関連記事::法人カードは何がいい?会社設立後やフリーランス用のクレジットカードは?

【ステップ③】法人用銀行口座をつくる

銀行の外観

法人カードを作ったら「法人専用銀行口座」に紐付けよう。

起業家でも作れる法人口座は「PayPay銀行」がメジャーでおすすめ。

決算書なしでも会社名義の口座でつくれるのが、起業家には嬉しいところ。

公式サイト:PayPay銀行 ビジネスアカウント

おしえてくん
スタートアップでも法人口座がつくれる…!!

【ステップ④】会計ソフトと連携させる

オンライン会計ソフト

税理士/法人用クレジットカード/法人用銀行口座の流れで手配したら、

クレカと銀行口座を会計ソフトと連携させよう。

これでオンラインにバックオフィス(管理・経理部門)がバーチャルで出来たかたち。

社長はお金の流れをパソコンやスマホで確認できて、経営をいつでもどこでも舵取れるんだ。

公式サイト:会計ソフトfreee


個人事業主の経理・勘定科目は…?

個人事業主の経理・勘定科目は会社とはちょっと異なるよ。気になる人は「個人事業主の「経費」とは?フリーランスの「勘定科目」って何?」をチェック。

【結論】経費は経営。仕組み化で乗り切る。

と、いうわけで今回は冒頭の結論「経費は経営。仕組み化で乗り切る。」というお話だったよ。

会社の行く末を左右する「経費」をマスターして、経営者としてひとつ上を目指そうね。

おしえるちゃん
経費が経営を決めるからね
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