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個人事業主の「経費」とは?フリーランスの「勘定科目」って何?

「こんなギモンがある方に」

悩んでいるイメージ

  • 経費ってなに?
  • 個人事業主の経費ってどんなのがあるの…?
  • 勘定科目っていったい何なの…?

【結論】経費を少し覚えたら「3ステップ」で自動化する

経費管理するパソコンの画面

フリーランスで「経費」ってよく聞くけど、いったい何…?

なんか「経費にできるかな?」みたいな言い方を聞くけど、そもそも意味がわからない…。

今回は経費を理解し「勘定科目」なる謎も解き明かし、会計ソフトで解決する流れで学んでいこう。

個人事業主になりたて人や、なる前の人にも要チェック。

おしえてくん
なんか「経費」とか言えると大人っぽい感ある…
おしえるちゃん

会社の社長なんかも「経費」ってこと言葉はよく使うね。

今日は経費とその考え方について学んでいこうね。

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まず、経費とは?

お財布のイラスト

経費とは「仕事のために使ったお金」のこと。

例えば、

  • 仕事のための事務所を借りていたり、
  • 仕事のための書籍を買ってたり、
  • 仕事のためのWi-Fi通信を契約してたり。

一見身軽なフリーランスと言えど、仕事のために使うお金はたくさんあるから、それらのを「領収書・レシート」を取っておき「経費」として記録しておくんだよ。

おしえてくん

仕事のための出費=経費なのね。

おしえるちゃん
ちゃんと領収書やレシートをもらっておいてね。

なぜ領収書?なぜ記録する?

経費と税金の関係の図(オリジナル図)

「仕事の総収入」から「経費」と「原価(仕入れ等にかかるお金)」を引くと、事業で得た「事業所得」が算出されるよ。

この事業所得に「税金」がかかってくるんだ。

おしえてくん
経費が多いと、納税額が安くなるんだね。
おしえるちゃん

そうね。

そしてそのとき、ちょっと注意なこともあるの。

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なんでも経費!は、ちがう。

お金持ちのイラスト

事業を始めると、なんとなく見よう見マネで「なんでも経費にすればいい」という思考になる人もいるけど、そこはちょっと違うので、ちゃんと経費について理解しておこうね。
税金を安くしたいからって、無理やり何かを買ったり、該当しないモノも経費に計上していると何が起こるだろう…?

〜こんなことが起こるよ〜

  1. 怪しいと税務調査が入り多額の追徴課税・加算税・延滞税・利子税など払うことに(ブラックリストに入る)
  2. そもそも「事業所得(手元の現金)」が減り生活も潤わず・事業も成長させられない
おしえてくん

めっちゃペナルティある…

おしえるちゃん
なので、正しい経費の理解が大事なのよ。

「なんでも経費」がカッコいいじゃない

個人事業主や社長になると、なぜか「経費にするのがかっこいい」なんて考えを持ってしまう人がいるけど…あとで税務調査が入ってペナルティを喰らえば罰金でがっつりマイナスになっちゃうからね。

「ちゃんと事業のために使ったものを経費に計上」と理解しよう。こじつけみたいなものは嘘になるからNGだよ。

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どんなふうに税金ってかかるの?

税務署の外観

個人事業主の「事業所得(経費も原価も引いた、最後に残ったお金)」にかかる税金税は「5%〜45%」の「7段階」に分かれているんだ。

これは「稼ぎによって、かかる税金が7パターンあるからね」ってこと。

ちょっと表で見てみよう。

所得税・税率・控除額の表

お金のイラスト

課税される所得金額税率控除額
195万円以下5%0円
195万円超え〜330万円以下10%97,500円
330万円超え〜695万円以下20%427,500円
695万円超え〜900万円以下23%636,000円
900万円超え〜1,800万円以下33%1,536,000円
1,800万円超え〜4,000万円以下40%2,796,000円
4,000万円超え45%4,796,000円
おしえてくん

細かいんだな〜

この「控除額」ってなに?

おしえるちゃん

かかる税金から引き算できる金額ね。

この分引き算できるからお得よ。

例えば…「売上300万円」「経費・原価100万円」の会社なら…

電卓

  1. 売上「300万円」ー経費・原価「100万円」=事業所得「200万円」
  2. 事業所得「200万円」×税率「10%」=事業所得「20万円」
  3. 事業所得「20万円」ー控除「97,500円」=「102,500円」を納税する

どんなものが経費になるの?

帳簿のイラスト

個人事業主だとどんなものが経費に該当するのか、知っておこうね。

経費の仕訳は「勘定科目(かんじょうかもく)」と呼ばれるよ。

これから紹介する「20の勘定科目」に自分が関係するものだけを整理して記録していけば、確定申告の際にとまどわずにスムーズに手続きを済ませられるよ。

どの項目に何を入れるかが重要ではなく「項目ごとに一貫して整理がされているか」が大事。いったん科目を決めたらそこに毎月同じ経費を記録しよう。途中で科目を変更したり、気分で記入してしまったりすると確定申告の際などに収集がつかなくなるので注意。
ジャンルがわからないからと、なんでもかんでも「雑費」に入れると、税務上指摘されることになるので注意。実際に会計ソフトを使って入力していく際は、勘定科目で振り分け整理して「第三者(税務署、税理士)がわかるように」そして「自分で説明できるように」しておこう。

個人事業主の「勘定科目」ってどんなのがあるの?

レシートの仕分け

勘定科目内容

租税公課

税金・公共料金。個人事業税・印紙税/固定資産税/自動車税等

損害保険料

事業のためにかけた保険料。事務所の地震保険・火災保険/仕事用の自動車保険等

地代家賃

事務所の家賃。仕事場の駐車料金。事務所・店舗の賃料や駐車場代/社宅等

水道光熱費

事業の運営にかかる水道光熱費。水道・ガス・電気代・灯油代等

通信費

事業運営に必要な通信の費用。Wi-Fi・スマートフォン契約・はがき・切手・FAX等

修繕費

事業運営にかかった修繕の費用。パソコン・スマートフォン修理・事務所の改修・車の修理

外注工賃

外部業者への委託にかかる費用。プログラミング・デザイン委託/インフラ整備等

広告宣伝費

事業の宣伝にかかる費用。 ネット広告/紙媒体広告/看板等

荷造運賃

ビジネスの荷造りに関わる送料。梱包商材(ダンボール/テープ/緩衝材等)

減価償却費

高額商品を経費で計上する場合。パソコン/スマートフォン/カメラ/OA機器(コピー機等)

旅費交通費

仕事での移動費・宿泊費。新幹線代金/飛行機代金/ホテル代等

接待交際費

仕事上の付き合い・打合せに関わる費用。飲食代・贈答品等

給与賃金

従業員への賃金。自分だけの場合は経費にしない。従業員がいる場合のみ。

福利厚生費

従業員満足度向上のためのサポート費用。提携施設の利用/慰安旅行/報奨金等

貸倒金

現金回収が不可能な場合の経費処理。売掛金/貸付金等

消耗品費

「10万円未満の商品」または「使用可能期間が1年未満」文房具・ガソリン等繰り返し使用するもの/家電

雑費

どの勘定科目に当てはまらなかったもの。ただし、雑費になんでも入れ込むと税務上指摘されるので注意。引っ越し代・クリーニング代等

専従者給与

家族従業員がいた場合の給与。青色申告で事業専従者と認められた場合、家族への給与を経費に計上可能。
自宅を事務所にしている場合は、家賃全額の経費は無理だが「家事按分(かじあんぶん)」という計算で、仕事場にしているスペース分の家賃経費は可能。「会計ソフト freee」ではこの家事按分も計算してくれる。もちろん勘定科目も網羅。
自宅が事務所の場合、水道光熱費を経費にするのは難しいことがあるので注意。
上記の他にも、書籍代を別項目で勘定したい場合は「新聞図書費」という項目を追加できるなど、追加も6項目まで可能。

かならず「領収書」「レシート」を保管しよう

経費の精算には必ず「証拠」として、領収書またはレシートが必要だよ。

領収書やレシートから「何を・いつ・いくらで・誰が」購入したからわかるようにしておこう。

経費精算のためにもらっておく領収書とレシートだけど、どちらも税務上は有効だよ。しかし、以下が記入されていることが条件なんだ。

  • 購入の「年月日」
  • 購入者の「氏名」
  • 購入した「金額」
  • 購入した「品物の名前」

※「経費の証拠として領収書は有効でレシートは有効じゃない」というのは間違い。レシートも証拠の効能があるから大事にとっておいてね。

レシートに詳細を記入している派です
当サイト管理人「たず」のイラスト 元フリーランス&会社経営者
当サイト管理人「たず」

ボクの会社では領収書もレシートも「何を・いつ・いくらで・誰が」「何のために」購入したかを記入しています。

超正確に経費を計上し、納税できるようにする体制を整えています。

もちろん領収書とレシートは「日付順」で月ごとに束ねておいて、いつでも、過去何年前でも何のための経費だったかをわかるようにしています。

おしえてくん

経費はなんとなく理解できたけど、

自分で計算とか整理はきついわー…

おしえるちゃん
そこを解決できる「3ステップ」を紹介するね。

フリーランスの会計は「3ステップ」で解決する

快適に仕事するフリーランス

会計業務をカンタンにする鉄則は「3ステップ」だよ。

  1. 個人事業主向け「クレジットカード」をつくる。
  2. 個人事業主用の「専用銀行口座」をつくる。
  3. 個人事業主用の「会計ソフト」に連携。
おしえるちゃん
順番に見ていくよ〜

①個人事業主クレジットカードをつくる。

クレジットカードのイラスト

個人事業主クレジットカードでは最高峰と言っても過言ではない(当サイトではこのカードしかオススメしてない)のが「三井住友ビジネスカード for Owners」。

フリーランスは会計業務をシンプルにするため、決済は「1枚のカードに集中させる」のは鉄則。

となると「使えば使うほどポイントが貯まり」「海外旅行保険など特典も盛りだくさん」「年会費もリーズナブル」なものが良き。

個人事業主や起業家でも作りやすい大手企業のカードなんだ。

公式サイト:三井住友ビジネスカード for Owners(クラシック)

②個人事業主用の「専用銀行口座」をつくる。

銀行の外観

クレジットカードは個人事業主用の「専用銀行口座」にひもづけ。

こちらは個人事業主や起業家でも口座が作りやすいので有名な「PayPay銀行」がスピーディーでおすすめ。

公式サイト:PayPay銀行 ビジネスアカウント

③個人事業主用の「会計ソフト」に連携。

パソコンのイラスト

クレジットカードと銀行口座を「会計ソフト」に連携させれば、業務で使うお金の流れは超絶シンプルに。

法人カードとの連携もできて、銀行口座ともヒモづけられるのがポイント。3月末の確定申告までにデータを記録しておいてくれるから、確定申告もラクラクだよ。

公式サイト:会計ソフトfreee


会社の経理・勘定科目は…?

「会社」の経理・勘定科目は個人事業主とはちょっと異なるよ。気になる人は「会社の「経費」とは?主要「勘定科目」と経理業務の解決法は?」をチェック。

税務に強いのは「税理士」

税理士と個人事業主
経費や確定申告などの税務に強いはもちろん「税理士」。
節税についてレクチャーを受けながらサポートしてもらえるって意味では、契約をしておくのもひとつの手。
節税をしたい、事業で扱うお金が少し大きいので自己流だけでは不安、という方には税理士がおすすめ。
税理士を日本全国から完全無料で探せるのは「税理士ドットコム」があるよ。
公式サイト:税理士ドットコム

【結論】経費を少し覚えたら「3ステップ」で自動化する

と、いうわけで今回は冒頭の結論『経費を少し覚えたら「3ステップ」で自動化』というお話だったよ。

概念やざっくりの勘定科目を知っておけば、あとは会計ソフトで確定申告も含めて解決できるからね。

あとは毎月の入力や1年に1回の確定申告で、だんだん慣れていこうね。

おしえるちゃん
慣れてしまえば何も難しくないからね〜
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